Persónuverndarstefna

Fasteignasalan Miklaborg ehf. hefur sett sér eftirfarandi persónuverndarstefnu á grundvelli laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili er Fasteignasalan Miklaborg ehf., kt. 450307-1730 (hér eftir Miklaborg). Hægt er að hafa samband með því að hringja í síma 569-7000 eða senda erindi á tölvupósti á miklaborg@miklaborg.is.

Viðskiptavinir

Söfnun persónuupplýsinga um viðskiptavini

Stefna Mikluborgar er að safna, vista og vinna með eins lítið af persónugreinanlegum upplýsingum og kostur er til að geta veitt þá þjónustu sem félagið veitir viðskiptavinum sínum. Skráðar persónuupplýsingar eru vistaðar í sölu- og bókhaldskerfi Mikluborgar. Söfnun persónuupplýsinga Mikluborgar byggist á samningssambandi aðila og er nauðsynleg til að fyrirtækið geti veitt umbeðna þjónustu. Söfnun og vinnsla skal þó ekki ganga lengra en nauðsyn krefur hverju sinni.

Persónuupplýsingar um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini sem Mikluborgar meðhöndlar eru m.a:

• Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang;
• hjúskaparstaða og umboð;
• Ýmis konar fjárhagsupplýsingar, t.d. gjaldstöður á fasteignagjöldum, vatns- og fráveitugjöldum, brunatryggingum, hússjóði og lánastöður
• Fasteignamatsvottorð, veðbandayfirlit og upplýsingar úr Creditinfo
• Myndir af sölueignum

Upplýsingar sem Miklaborg meðhöndlar koma ýmist frá hinum skráða eða er aflað á grundvelli sérstaks söluumboðs og/eða þjónustusamnings sem gerður er við hinn skráða. 

Miklaborg meðhöndlar ekki á nokkurn hátt upplýsingar um viðskiptavini sem teljast viðkvæmar persónuupplýsingar skv. 3. mgr. 3 gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. nr. 90/2018.

Notkun persónuupplýsinga um viðskiptavini

Tilgangur upplýsingavinnslu Mikluborgar er einkum eftirfarandi:

• Skráning fasteignar á söluskrá og gerð auglýsingar vegna sölu
• Gerð kauptilboða
• Gerð kaupsamninga, afsala og uppgjör. 
• Rekstur viðskiptamannakerfis, viðhald og utanumhald um samskipti við viðskiptavini til að geta upplýst þá um vörur og þjónustur, 
• Tölfræðileg greining á almennum upplýsingum um viðskiptavini og seldar vörur og þjónustur til að geta þróað og bætt þjónustu fyrirtækisins; og

Miklaborg ábyrgist að nýta sér ekki upplýsingar um viðskiptavini á óábyrgan eða óöruggan hátt sem samræmist ekki þeim tilgangi sem upplýsingum er safnað eða lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.  Með því að veita Mikluborg persónuupplýsingar eftir að hafa kynnt sér persónuverndarstefnu félagsins, samþykkja viðskiptavinir skilmála og skilyrði stefnunnar.

Miðlun persónuupplýsinga um viðskiptavini.

Miklaborg kann að miðla persónuupplýsingum sem félagið skráir og varðveitir með:

• Fjármálastofnunum vegna meðferðar á greiðslum
• Aðilar sem koma að tæknilegu viðhaldi
• Yfirvöldum vegna ýmiss konar tilkynningarskyldu, t.d. skattyfirvöldum eða lögreglu
• Endurskoðendum, lögfræðingum eða öðrum sérfræðingum sem vinna fyrir félagið og eru bundnir trúnaði
• Nýrra eigenda ef fyrirtækið er selt í heild eða að hluta

Miðlun til þriðja aðila er eingöngu að því marki sem nauðsynlegt er svo að hægt sé að veita þá þjónustu sem óskað er eftir. Að öðru leyti mun Miklaborg því ekki afhenda persónuupplýsingar viðskiptavina til annarra aðila nema félaginu sé það skylt samkvæmt lögum eða samkvæmt beiðni viðskiptavinar. Miklaborg mun ekki undir neinum kringumstæðum selja eða leigja persónuupplýsingar viðskiptavina sinna.

Tölfræðilegar samantektir

Miklaborg áskilur sér rétt til að útbúa ópersónugreinanlegar tölfræðilegar samantektir og aðrar afleiddar upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar og nota sér þær í starfi félagsins, t.d. fyrir ársskýrslu og á fundum á vegum félagsins. 

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Persónuupplýsingar sem Miklaborg meðhöndlar eru vistaðar í aðgangsstýrðum tölvukerfum þar sem gætt er að einungis þeir starfsmenn sem nauðsynlega þurfa að hafa aðgang að gögnum komist inn í kerfin. Miklaborg vinnur stöðugt að því að allar almennar varnir tölvukerfa séu til staðar, þær uppfærðar og vaktaðar reglulega. Miklaborg mun tilkynna án ótilhlýðilegrar tafar komi upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingar sem hefur í för með sér hættu fyrir viðkomandi. Með öryggisbroti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Hve lengi eru persónuupplýsingar varðveittar?

Bókhaldsgögn eru geymd í samræmi við lög og reglur um bókhald nr. 145/1994. Að þeim tíma liðnum er gögnunum fargað. Upplýsingar sem varða eignatilfærslu fasteigna, t.d. kaupsamningar, afsöl, skilagreinar o.fl. er þó ekki eytt. 

Rafræn vöktun

Í öryggis- og eignavörsluskyni og á grundvelli lögmætra hagsmuna Mikluborgar er notast við myndavélaeftirlit í húsnæði félagsins og á lóð þess. Starfsmenn og viðskiptavinir sem koma í Mikluborg gætu því verið í mynd. Vakin er athygli á notkun öryggismyndavéla með þar til gerðum merkjum. Efni úr myndavélaeftirliti verður ekki afhent öðrum eða unnið frekar nema með samþykki þess sem upptaka er af, heimilt er þó að afhenda lögreglu myndefni úr upptöku ef þörf krefur. Upplýsingar sem safnað er með rafrænni vöktun eru varðveittar að hámarki í 90 daga.

Vefkökur á vefnum (e. cookies)

Á vef Mikluborgar, www.miklaborg.is geta notendur óskað eftir upplýsingum um auglýstar eignir með því að slá inn netfang, símanúmer og gefa upp nafn sitt. 

Vefsíða Mikluborgar notar vefkökur (e. cookies) til að tryggja sem besta upplifun á vefsíðunni fyrir notendur. Miklaborg notar þjónustu frá þriðja aðila til að greina umferð um vefinn, mæla virkni auglýsinga og til að birta gestum sérsniðnar auglýsingar. Miklaborg notast m.a. við vefkökur frá Google Analytics, Facebook og Youtube. Í gegnum þær kökur hafa Google Anaytics, Facebook og Youtube aðgang að þeim upplýsingum sem kökurnar safna, svo sem IP-tölum og öðrum upplýsingum tengdum tækinu sem er notað. Þessum upplýsingum er safnað nafnlaust og eru þær eingöngu notaðar í skýrslur um þróun á vefsvæðum án þess að greint sé frá stökum notendum eða persónuupplýsingum þeirra.

Með því að nota vef Mikluborgar er notandi að samþykkja notkun Mikluborgar á vefkökum til þess að:

• Mæla og greina umferð um vefinn
• Bera kennsl á notendur sem hafa komið áður á vefinn
• Þróa og bæta þjónustu vefsvæðisins með því að fá innsýn í notkun hennar
• Birta notendum auglýsingar
• Mæla virkni auglýsinga

Google Analytics og Facebook Pixels nota sínar eigin vefkökur til að fylgjast með samskiptum gesta við vefsvæði. Á grundvelli þess áskilur Miklaborg sér rétt til að birta notendum auglýsingar í gegnum endurmarkaðssetningarkerfi þessara þriðju aðila. Persónuverndarstefna Mikluborgar nær ekki til vinnslu þriðja aðila á persónuupplýsingum. Miklaborg hefur enga stjórn á né ber ábyrgð á notkun, birtingu eða annarri vinnslu slíkra þriðju aðila á persónuupplýsingum.

Vefkökur frá Mikluborgar eru geymdar í allt að 24 mánuði frá því að notandi heimsækir vefsvæði Mikluborgar.

Réttur þinn

Miklaborg heldur skrá yfir vinnslustarfsemi í samræmi við persónuverndarlög. Viðskiptavinir og starfsmenn hafa rétt á því að fá upplýsingar frá Mikluborg um það hvernig persónuupplýsingar þeirra eru nýttar af Mikluborg og hvaða upplýsingar eru geymdar. Sömu aðilar hafa einnig rétt á því að óska eftir leiðréttingu upplýsinga um sig svo þær séu réttar, afhendingu upplýsinganna og í sumum tilvikum eyðingu þeirra, sé ekki lengur ástæða til þess að geyma þær eða lög kveða á um annað.

Vakni upp spurningar eða athugasemdir í tengslum við persónuverndarstefnu þessa eða vinnslu Mikluborgar, eða viljir þú kvarta yfir mögulegu broti Mikluborgar á persónuverndarlögum skaltu endilega hafa samband með því að hringja í síma 569 7000 eða senda tölvupóst á netfangið miklaborg@miklaborg.is. Öllum fyrirspurnum er svarað eins fljótt og hægt er. Þá hafa allir rétt á því að beina kvörtun sinni til Persónuverndar.

Endurskoðun

Miklaborg áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari gefist tilefni til, s.s. vegna breytinga á gildandi lögum og reglum um persónuvernd eða kröfu yfirvalda. Persónuverndarstefnan var fyrst samþykkt í júlí 2018 en endurskoðuð í maí 2021.